Phòng Tuyển Sinh – Trung Cấp Sài Gòn
Nhân viên xuất nhập khẩu làm gì? Đây là câu hỏi rất nhiều bạn trẻ đặt ra trước khi chọn ngành, nhưng lại ít người giải thích đúng trọng tâm. Nhiều bạn hình dung công việc này là đi gặp đối tác nước ngoài, ký hợp đồng, bay qua bay lại. Thực tế phần lớn thời gian của một nhân viên xuất nhập khẩu là ngồi trước máy tính, xử lý chứng từ, gọi điện cho hãng tàu, nhắn tin cho khách hàng và kiểm tra từng dòng dữ liệu trên tờ khai.
➡️ Xem thêm: Bằng Trung cấp Kinh doanh Xuất nhập khẩu có giá trị không?
Nếu bạn đang tìm hiểu để chọn ngành, điều quan trọng nhất không phải là biết định nghĩa, mà là biết mình sẽ làm việc gì trong một ngày, gặp rắc rối gì, và học trung cấp có giúp được gì cho công việc đó không. Bài viết này sẽ giải thích theo cách đó.
Công việc chứng từ chiếm phần lớn thời gian
Nhân viên xuất nhập khẩu thường bắt đầu ngày làm việc bằng việc kiểm tra hồ sơ lô hàng. Một lô hàng xuất đi hoặc nhập về luôn kèm theo nhiều loại giấy tờ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, chứng nhận xuất xứ. Công việc của người làm xuất nhập khẩu là đảm bảo các giấy tờ này khớp với nhau.
Ví dụ, nếu hóa đơn ghi 1.000 sản phẩm nhưng phiếu đóng gói chỉ thể hiện 980 sản phẩm, hải quan có thể giữ lô hàng để kiểm tra. Nhân viên xuất nhập khẩu phải phát hiện sai lệch này trước khi hàng đến cửa khẩu. Nếu không, doanh nghiệp sẽ mất thời gian chờ đợi, phát sinh chi phí lưu kho. Đây là lý do vì sao người làm nghề này cần tính cẩn thận và khả năng đọc hiểu tài liệu tiếng Anh cơ bản.
Với người mới học trung cấp, bạn không cần phải thành thạo mọi loại chứng từ ngay từ đầu. Chương trình học thường bắt đầu từ những loại giấy tờ phổ biến, cách đọc các trường thông tin, cách phát hiện lỗi thường gặp. Đây là nền tảng để khi đi làm bạn không bị choáng ngợp trước một bộ hồ sơ dày.
Liên hệ vận chuyển và theo dõi đơn hàng
Một phần công việc khác của nhân viên xuất nhập khẩu là liên hệ với hãng tàu, hãng hàng không hoặc đơn vị vận chuyển nội địa để sắp xếp lịch giao nhận hàng. Người làm nghề này thường xuyên phải trả lời câu hỏi hàng đang ở đâu, khi nào đến, ai sẽ nhận hàng ở kho.
Ví dụ, một lô hàng nhập từ Trung Quốc về cảng Cát Lái. Nhân viên xuất nhập khẩu cần biết tàu cập cảng ngày nào, khi nào lấy được container, chi phí lưu bãi là bao nhiêu nếu chậm trễ. Sau đó phải báo cho bộ phận kho để chuẩn bị nhận hàng, báo cho khách hàng để sắp xếp thanh toán hoặc giao nhận. Nếu một mắt xích chậm, cả chuỗi công việc phía sau bị dồn lại.
Người mới thường không quen với áp lực thời gian này. Nhưng đây cũng là kỹ năng có thể rèn luyện. Khi học trung cấp, sinh viên thường được làm quen với quy trình giao nhận, cách tính thời gian vận chuyển, cách đọc lịch tàu. Những kiến thức này giúp bạn hiểu vì sao công việc luôn gắn với deadline và sự phối hợp.
Phối hợp với kho, khách hàng và đối tác
Nhân viên xuất nhập khẩu không làm việc một mình. Họ là người ở giữa nhiều bên: bộ phận kho, khách hàng, đối tác vận chuyển, đại lý hải quan. Công việc hàng ngày là truyền đạt thông tin chính xác giữa các bên để lô hàng không bị tắc.
Ví dụ, khách hàng muốn thay đổi địa chỉ giao hàng khi lô hàng đã rời cảng. Nhân viên xuất nhập khẩu phải kiểm tra xem việc thay đổi có khả thi không, chi phí phát sinh bao nhiêu, bên vận chuyển có đồng ý không. Sau đó phải cập nhật lại cho kho và bộ phận kế toán. Chỉ một thông tin sai lệch cũng có thể khiến hàng giao nhầm nơi, doanh nghiệp mất thêm chi phí.
Người học trung cấp thường được rèn kỹ năng giao tiếp và làm việc nhóm qua các bài tập mô phỏng tình huống. Đây là điểm thực tế giúp bạn không bỡ ngỡ khi bước vào môi trường làm việc thật. Bạn sẽ hiểu rằng công việc này không chỉ là nghiệp vụ, mà còn là khả năng giữ cho các bên liên quan luôn có thông tin đúng lúc.
Hỗ trợ khai báo và xử lý phát sinh
Nhiều bạn nghĩ nhân viên xuất nhập khẩu chính là người khai báo hải quan. Thực tế, tùy quy mô doanh nghiệp, công việc khai báo có thể do đại lý hải quan đảm nhận. Nhân viên xuất nhập khẩu thường hỗ trợ chuẩn bị dữ liệu, kiểm tra mã hàng hóa, đối chiếu thông tin trước khi gửi cho đại lý khai báo.
Khi có phát sinh, ví dụ lô hàng bị kiểm tra thực tế, nhân viên xuất nhập khẩu là người phối hợp cung cấp giấy tờ, giải trình thông tin. Nếu hàng bị chậm do thiếu chứng từ, họ phải tìm cách bổ sung nhanh nhất. Đây là lúc khả năng bình tĩnh và tư duy logic phát huy tác dụng.
Với người mới, phần này nghe có vẻ khó. Nhưng khi học trung cấp, bạn sẽ được giới thiệu quy trình khai báo cơ bản, cách đọc biểu thuế, cách phân loại hàng hóa. Không ai yêu cầu sinh viên mới ra trường phải thuần thục ngay. Nhưng nếu có nền tảng, bạn sẽ hiểu mình cần hỏi ai, cần kiểm tra gì khi gặp tình huống thật.
➡️ Xem thêm: Trung cấp Kinh doanh Xuất nhập khẩu học bao lâu?
Học trung cấp giúp xây nền tảng như thế nào?
Nhiều người hỏi học trung cấp xuất nhập khẩu có đủ để đi làm không. Câu trả lời thực tế là chương trình trung cấp giúp bạn xây nền tảng nghiệp vụ, còn mức độ thành thạo tùy thuộc vào thời gian thực hành và khả năng tự học thêm.
Chương trình trung cấp thường tập trung vào các môn như nghiệp vụ ngoại thương, chứng từ xuất nhập khẩu, thanh toán quốc tế, kỹ năng giao tiếp. Sinh viên được học cách đọc hợp đồng, cách lập bộ chứng từ cơ bản, cách tính giá xuất khẩu. Đây là những kiến thức giúp bạn không phải bắt đầu từ con số không khi xin việc.
Điều quan trọng là bạn nên xác định rõ học trung cấp là bước khởi đầu, không phải điểm kết thúc. Nhiều nhân viên xuất nhập khẩu giỏi hiện nay bắt đầu từ vị trí thực tập, hỗ trợ chứng từ, sau đó tích lũy kinh nghiệm và học thêm nghiệp vụ. Nếu bạn hiểu đúng lộ trình này, việc chọn học trung cấp sẽ không còn là nỗi băn khoăn quá lớn.
Những hiểu lầm thường gặp về công việc này
Hiểu lầm thứ nhất là nhân viên xuất nhập khẩu phải giỏi tiếng Anh xuất sắc. Thực tế, bạn cần đọc hiểu tài liệu và viết email cơ bản, không cần nói lưu loát như phiên dịch viên. Phần lớn giao tiếp với đối tác nước ngoài qua email hoặc tin nhắn, nên khả năng đọc hiểu quan trọng hơn nói.
Hiểu lầm thứ hai là công việc này thường xuyên đi nước ngoài. Trừ khi bạn làm ở vị trí kinh doanh quốc tế hoặc phát triển thị trường, còn nhân viên xuất nhập khẩu phụ trách chứng từ và vận hành thường làm việc tại văn phòng là chính. Công tác nước ngoài không phải là hoạt động hàng tuần hay hàng tháng.
Hiểu lầm thứ ba là học xong là làm được ngay mọi việc. Không có chương trình đào tạo nào đảm bảo điều đó. Người mới cần thời gian làm quen với quy trình của từng công ty, từng mặt hàng. Đây là lý do vì sao nhiều doanh nghiệp tuyển thực tập sinh hoặc nhân viên hỗ trợ trước khi giao việc chính thức.
Người mới nên chuẩn bị gì trước khi chọn ngành?
Nếu bạn đang cân nhắc học trung cấp xuất nhập khẩu, hãy tự kiểm tra ba điều. Thứ nhất, bạn có cẩn thận không, có chịu được việc ngồi lâu trước máy tính không. Thứ hai, bạn có sẵn sàng đọc tài liệu tiếng Anh mỗi ngày không. Thứ ba, bạn có thích công việc đòi hỏi phối hợp với nhiều người không.
Nếu cả ba câu trả lời đều nghiêng về có, ngành này có thể phù hợp với bạn. Nếu bạn thích công việc di chuyển nhiều, giao tiếp trực tiếp nhiều hơn là xử lý giấy tờ, có thể bạn nên tìm hiểu thêm các ngành khác trong khối kinh doanh.
Để hiểu rõ hơn về cơ hội nghề nghiệp sau khi tốt nghiệp ngành kinh doanh xuất nhập khẩu, bạn có thể xem thêm bài phân tích về cơ hội nghề nghiệp. Nếu muốn biết mình cần rèn kỹ năng gì để làm tốt công việc này, bài viết về kỹ năng cần có trong ngành kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ giúp ích.
Lời khuyên thực tế cho người mới
Đừng chờ đến khi đi làm mới bắt đầu làm quen với chứng từ. Ngay khi còn ngồi trên ghế nhà trường, bạn có thể tìm các mẫu hóa đơn, vận đơn, tờ khai trên mạng để xem cấu trúc. Việc nhìn quen mắt sẽ giúp bạn học nhanh hơn rất nhiều.
Cũng đừng nghĩ rằng học trung cấp là lựa chọn thấp hơn so với đại học. Trong ngành xuất nhập khẩu, nhà tuyển dụng đánh giá khả năng xử lý công việc thực tế nhiều hơn bằng cấp. Một nhân viên trung cấp biết kiểm tra chứng từ cẩn thận, biết liên hệ vận chuyển đúng lúc, biết phối hợp với kho và khách hàng sẽ luôn có giá trị.
Nếu bạn muốn tìm hiểu thông tin tuyển sinh chính thức của ngành kinh doanh xuất nhập khẩu tại Trường Trung cấp Sài Gòn, bạn có thể xem thông báo tuyển sinh trung cấp kinh doanh xuất nhập khẩu. Trong đó có thông tin về điều kiện học, thời gian đào tạo và hồ sơ cần chuẩn bị.
Nhân viên xuất nhập khẩu làm gì? Tóm lại là họ làm người giữ cho hàng hóa di chuyển đúng lịch, đúng giấy tờ, đúng chi phí. Công việc không hào nhoáng như nhiều người tưởng, nhưng ổn định và có lộ trình phát triển rõ ràng. Nếu bạn đang tìm một ngành học thực tế, có thể bắt đầu từ con số không và tích lũy dần, xuất nhập khẩu là một hướng đáng cân nhắc.
➡️ Xem thêm: Trung cấp Nghiệp vụ Xuất nhập khẩu là gì? Khác gì với Kinh doanh Xuất nhập khẩu?
Gửi ngành muốn học, trình độ hiện tại và giấy tờ đang có qua Hotline/Zalo 0978 27 34 27 để Phòng Tuyển sinh kiểm tra trước hồ sơ.
